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员工人数超过100人是公司历史上的一个重要里程碑. 而企业可能会将跨越这一门槛视为庆祝的理由, 劳工部(DOL)可能会将其视为增加对你的审查的触发器 员工福利计划. 某些员工福利计划如果有100个或更多的合格参与者,可能需要聘请独立审计师(称为独立合格公共会计师或IQPA)来审计计划的财务记录.

经历一个 审计 第一次可能是一项艰巨的任务. 你的审核员会询问你所期望的信息, 例如员工普查和工资数据, 计划文件, 计划财务报表, 贡献存款历史, 和更多的. 但你可能没有想到的是,前几年也会有人要求你提供这些信息, 或者在一段时间内让一组参与者来检查过去的错误. 这需要提供大量的数据,所以保持良好的记录和提前计划是至关重要的. 一个有利益计划审核经验的资深审核员在指导计划发起人通过第一次审核过程时是非常有帮助的.

了解100人阈值

一般, 当一个计划有100或更多的合格参与者时, 它被认为是报告目的的“大计划”, 每年需要IQPA的检查. 审计必须包含在计划的年度报告中——在表格5500上与DOL一起提交——并且在计划年度结束后的7个月内到期. 在计划年度结束时,可以延长到9个半月.

而100名参与者是大计划状态的一般阈值, DOL确实提供了一些回旋余地. 在计划年度开始时,有80至120名合资格参加者的计划,可以按照与前一年相同的方式提交5500表. 例如, 该计划在1月1日有70名参与者, 2017, 作为2017年的一个小计划, 到1月1日,参与者增至115人, 2018, 在2018年的计划年度,你是否可以选择再次提交一个小计划——并避免审计. 在本例中,直到符合条件的参与者在计划年度的第一天超过120人,才会触发审计.

重要的是要理解如何从计划文档中概述的合格参与者的定义开始计算计划参与者. 资格可能包括年龄或服务要求, 所以为这些标准做好记录是很重要的. 401 (k)计划, 符合条件的在职员工数量被计算在内,即使他们从未选择参与,也没有账户. 将401(k)基金留在该计划中的前雇员也包括在参与人数中. 与401(k)计划相比,参与计划的福利福利覆盖面更小,因为员工必须选择并支付必要的费用,才能被视为参与计划.

 

会发生什么

确保流程顺利进行, 计划发起人应该预料到审核员的要求,并在审核员来访之前收集计划记录. 经常, 计划的记录管理员或第三方管理员可以协助或提供必要的信息, 包括:


还记得, 您的审计师在您的公司之外工作,需要很好地理解您的计划是如何工作的. 与计划有关的任何问题都要完全公开,这一点很重要, 例如操作错误或延迟提交到计划的贡献. 就像计划发起人有受托责任一样, 审计师的工作是保护参与者的利益,确保计划按照计划文件和适用于合格计划的法律进行操作. 在这个过程中, 审计员可能会发现一些问题,这些问题如果不加以解决,可能会危及该计划的资格和免税地位. 而超出了独立审计的范围, 一个知识渊博的审计师可以帮助计划赞助商理解如何避免同样的错误在未来,制定一个行动计划包括税收专家介绍,可以帮助您利用各种国税局和痛单位项目计划来解决任何问题.

你的审核员可以准备一份报告草稿,或者审查计划管理部门准备的草稿. 它应包括财务报表和有关脚注的披露, 以及DOL要求的补充信息. 在你批准报告之后, 审计员会给你一份正式的副本, 负责以电子方式提交年报的人士会把哪些资料夹在表格5500内.


提前计划并找到合适的审计师

如果DOL在审计报告中发现错误,它可以拒绝您的5500, 哪些可能会导致罚款或其他严厉的惩罚. 三年前, DOL评估了独立合格公共会计师对员工福利计划进行的审计工作的质量,发现近40%的审计存在重大错误,会导致该部门拒绝接受一家公司的5500表格.

作为一个计划受托人, 和一个有能力的人一起工作是至关重要的, 有经验的独立审计师,特别是第一次参加审计的时候. 尽管审计过程似乎令人生畏, 只要有一点计划和组织,它就能顺利进行. 即使你的计划还没有达到100人参与的门槛, 现在就开始加强你的记录系统,并思考你以后可能需要提供哪些信息,这永远不会太早. 最后,审计有助于加强福利计划政策和流程.

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